ナンバリングのある印刷物を作成してみよう その3
2015年7月14日
今回も、エクセルデータの作成方法についてです。
エクセルデータを作成するときに気を付けなければいけないことが、いくつかあります。
実際にあった例ですと、「0」から始まる数字を可変する場合、エクセル上では「00001」や「00002」などと表示されていても、いざシステムに組み込んでみると「1」や「2」のように0が認識されずに表示されてしまうケースがよくあります。
ナンバリングのように「00001から00100」までとすべて0から始まるものは、表示が変わったことに気付くのは容易ですが、乱数の場合でしかもナンバリングの件数が多くなるとランダムに表れる0から始まる数値を見逃しやすくなってしまいます。
例えば「014587654」が「14587654」や「000258047」が「258047」のように、印刷されてしまう恐れがあります。
解決策としては、0から始まる数値のある場合はすべてを選択し「セルの書式設定」を「文字列」に変更することです。
手順：「セルを選択」→「右クリック」→「セルの書式設定」→「文字列」
そのままの状態で0から始まる数値を入力しようとしても入力できませんので、0から始まる数値をつかう予定のある場合は、事前に入力する欄を全選択し「文字列」に変更してから入力していただくと、間違いないと思います。
また、自分で入力したエクセルデータではなく、他の方(お客様や個々の担当者など)から提出されたデータで「文字列」の設定になっていない場合でも0から始まる数値が入力されている場合があるかと思います。表示上は問題なくても、ダブルクリックをしてみると頭の0が消えてしまう場合などもありますので、注意が必要です。
印刷の依頼を行う場合は上記の様な対策を行ったうえで、0から始まる数値を使用していることを伝えて、印刷担当者にも確認を行ってもらいましょう。
